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Bei jedem Projekt muss das Dreieck Zeit, Kosten und Umfang in der Balance gehalten werden – Sie können nicht eine Seite des Dreiecks ändern, ohne dass sich zumindest Auswirkungen für eine weitere Seite ergeben. Eben diese Realität modelliert Microsoft Project mittels seiner Vorgangsarten. Die Aufgabe der Projektplaners besteht darin zu verhindern, dass das gesamte Dreieck auseinanderfällt.

Das Projektdreieck wird auch als "eisernes Dreieck" oder – weniger poetisch – als die "dreifachen Einschränkungen" bezeichnet. Ganz gleich, wie Sie es nennen, es läuft auf dasselbe hinaus: Sie können nicht das Budget, die Planung oder den Umfang eines Projekts ändern, ohne dass sich hierdurch Auswirkungen für mindestens eine der anderen Seiten ergeben.

Ein Projektplan ist mehr als ein Zeitplan, den können Sie auch mit Excel berechnen. Wenn Sie in MS-Project einen Zeit- (Termin-) Plan einrichten, dann können Sie den hier auf der Grundlage eines konkreten Kalenders entstandenen "Vorgängen" Ressourcen in Form von Sachmitteln oder Personal zuordnen. Project berechnet auf Basis von Kalender und Forgangsdauer die mit der Erledigung dieser Vorgänge verbundene Arbeit bzw. den Aufwand - macht also per Ressourcenzuweisung aus Vorgängen Arbeitspakete.

Wenn den Resourcen Kosten hinterlegt wurden, dann stehen auch diese zur Verfügung. Damit steht der Projektplan als Modell mit den verbundenen Dimensionen Zeit, Ressouren und Kosten für die weitere Modellierung des Projektes zur Verfügung.

Als Ergebnis der Terminplanung liefert Microsoft Project auf Basis der definierten Vorgänge Termine. Möglich sind Endtermine (auf Basis des Starttermins) und Starttermine (auf Basis des Endtermins). Weitere Determinanten können sein: Stichtage, Termin- oder Ressourceneinschränkungen, Feiertage, Pufferzeiten. Darüber hinaus sind spezielle Terminberechnungen möglich:

• Späteste Lage („Wann muss spätestens gestartet werden?“)
• Zeitreserven („Wie viel Puffer ist vorhanden?“)
• Terminverschiebungen durch Verzögerungen ("Wie wirkt sich die Verzögerung eines Tasks auf den Gesamttermin aus und welche andere Tasks und Meilensteine verschieben sich wegen Abhängigkeit dadurch mit?")

Neben dem Terminmanagement bietet MS Project auch den sehr umfangreichen Bereich „Ressourcenmanagement“. Hier wird einerseits der Blick auf die entstehenden Kosten eines Projektes geworfen und andererseits die Frage der Auslastung dargestellt. ‚Ressourcen‘ werden bei Microsoft Project eingeteilt in „Arbeit“, „Material“ oder „Kosten“. Die ‚Arbeits-Ressourcen‘ (= i. d. R. die Mitarbeiter im Projekt) ergeben durch die Zuordnung zu den entsprechenden Vorgängen den zu leistenden Aufwand (in Stunden) und damit die entstehenden Kosten. Mit ‚Material-Ressourcen‘ kann den einzelnen Vorgängen differenziert ihr jeweiliger Verbrauch zugewiesen werden. Mit ‚Kosten-Ressourcen‘ (z. B. Reisekosten) können den einzelnen Vorgängen Einzelkosten zugewiesen werden. Aus der gesamten Kombination sieht der Projektleiter welche Kosten zu welchem Zeitpunkt entstehen und zu welchem Zeitpunkt bei einzelnen Mitarbeitern (Ressourcen) Überlastungen vorhanden sind.

In der Standardversion  bietet die grundlegenden Funktion für die Projektplanung im Unternehmen.

Mit der Zeitachse und Dank der einfachen, an Excel angelehnten Bedienung mit übersichtlichen graphischen Menüs und Informationen behalten Sie alle Aufgaben, Meilensteine und Phasen im Blick. Ressourcenmanagement, Multiprojektfähigkeit und Berichte fehlen.

Microsoft Project Professional setzt auf der Standard Edition auf und erweitert die Funktionalität um Ressourcenverwaltung und Multiprojektmanagement. Darüber hinaus werden der Standardversion zahlreiche mehr oder weniger gute Ideen der vergangenen Jahre vorenthalten.

MS Project Pro verfügt über ein exzellentes Berichtswesen mit grafischen Berichten und Dashboards die auch die Fähigkeiten von MS Excel und MS Visio nutzen - wenn diese ebenfalls installiert sind. Dann können Sie umfangreiche Berichte und Dashboards erstellen und anderen verfügbar machen.

Die volle Funktionalität erhalten Sie bei Verbindung der Project Professional Edition mit einem Project Server. Dann erfolgt die Speicherung Projektdaten, -Ressourcen und -Dokumente nicht mehr in einer Datei, sondern viel mehr in einer zentralen Datenbank. Naheliegenderweise in einer MS-SQL Datenbank, was kein Nachteil sein muss, weil die Performanz von MS-SQL sich heute kaum noch von derjenigen der Mitbewerber (v.a. Oracle) unterscheidet. Die Arbeit in der Datenbank bringt Sicherheit, erfordert aber auch ein Umdenken in der Bedienung, gegenüber der Arbeit mit den dateibasierten Versionen. Ab einer gewissen Anzahl von Vorgängen, Projekten und Nutzern ist der Einsatz einer Datenbank schon aus Gründen der Performanz unverzichtbar, in der dann auch die Rechte der einzelnen Nutzer an den Modulen des Programms wie an Teilen der Projekte viel genauer definiert werden können.

In Verbindung mit SharePoint ergeben sich Möglichkeiten der Zusammenarbeit mehrerer Nutzer in einem oder mehreren Projekten. Wesentlich jedoch ist, dass nur MS Project Pro fähig ist in Verbindung mit MS Project Server  unternehmensweites Projektmanagement (EPPM) aufzubauen.

MS Project Pro kann mit dem MS-SQL Server als Client oder Terminalserver für disperse Nutzer installiert werden. Damit wird MS-Project auch zu einem strategischem Werkzeug im Unternehmen. Zu einem mit Portfolio-Management-System. Gleichzeitig können Teammitglieder ohne eigene MS-Project Lizenzen, Projektmanager und Portfoliomanager in ihren jeweiligen Rollen per Browser (Web Access) aktiv auf das Unternehmens-Projekt-Management-System (EPM) zugreifen. Mit ihrem Outlook in Reichweite!

Mit Project Online haben Sie einen sehr einfachen und skalierbaren Zugriff auf die gesamte Funktionalität von Project Pro und Server, im Abonnement. Allerdings ist es nicht jedermanns Sache die Projektdaten fremden Cloud-basierten anzuvertrauen.

Besser sind die Firmendaten auf eigenen Servern, im eigenen Keller aufgehoben. Hierfür allerdings müssen komplexe Voraussetzungen erfüllt werden. Project Server benötigt für seine Funktion neben konfiguriertem Windows- und SQL-Server evtl. noch SharePoint, Web Access und .. Vielleicht sollten Sie sich beim Aufsetzen Ihres EPM Unterstützung suchen?